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提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

来源:论文联盟  作者:职翔 [字体: ]

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

  我国经济的高速发展和信息技术的进步为提高事业单位的档案管理的专业化水平打下了坚实的基础。许多事业单位对此都开展了积极的妥善并取得了显著的成绩,档案管理的信息化水平有了较大的提升。但是,在档案管理信息化建设的过程中,也出现了不利的情况。为此,我们应当采取相应的有效策略加以应对。 
  一、档案管理信息化的必要性 
  现阶段我国事业单位办事效率不断提升,档案管理工作不断引入现代化科技手段,传统工作模式已经发生改变。但档案管理工作中引入现代化科技设备也存在很多问题与不足智慧城,比如档案存放制度不完善、检索速度慢等,如果不能分析其问题产生原因,会大幅度降低工作效率。这些问题产生的根本原因在于创新力度不足,或是引入现代化管理手法是不全面。创新档案管理方法,有助于提升档案管理工作效率,提升工作效益,科学记录单位的各项工作内容,方便查阅与寻找,为后期工作夯实基础,确保现代档案管理工作质量。 
  二、提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略 
  (一)提升事业单位档案管理工作的规范性和标准性 
  事业单位运行过程中,传统的档案管理工作是以实体模式为基础进行档案管理和保护的,而在信息技术不断进步的背景下,档案信息实现了在线共享和更加充分的利用。要想将事业单位档案内容的共享性充分发挥出来,事业单位新时期在展开档案管理工作的过程中,必须加大信息化建设力度,与此同时,逐渐对相关信息化档案管理体系进行完善,提升档案管理工作的标准性和规范性。在这种情况下,事业单位档案管理工作人员应以国家的信息化管理标准为基础,有针对性的结合事业单位自身发展的特点,构建专门的档案管理体系。首先,在录入档案的过程中,应严格遵守国家规定,规范标识、格式、文字等细节,应用统一的模式进行档案录入;其次,统一规范档案管理数据库软硬件,并统一归档纸质档案,实现事业单位档案数据的高度共享。 
  (二)构建信息化平台的推广模式 
  事业单位推进档案管理信息化的目的是为了更好地服务于档案的各类使用者。为此,档案管理人员务必转换观念,做好自身定位,提高服务意识。首先,档案管理人员要研究信息建设平台的推广宣传工作,减少因信息不对称等原因使真正需要者无法使用檔案的情况发生。其次,构建组合式的信息平台的推广模式,为使用者着想,提供便捷的档案服务,提高档案的使用效率。 
  (三)完善事业单位档案管理的服务设施 
  实现事业单位档案管理的共享目标和服务目的,就必须把每个事业单位都看作大系统上的结点,利用必要的设施设备,把基层事业单位的档案信息有效的串连起来,发挥出结点的真正作用。首先,为基层事业单位开展档案管理信息化提供标准配置的计算机网络通信设施,通过互联网实现档案数据信息的有效传递。其次,事业单位还要根据实际需要,为档案管理部门配置必要的打印机、扫描仪等辅助设施设备。第三,考虑各种设备的兼容性和系统的升级需要,使设备符合相当长时期的使用需求,不断优化使用相关设备资源。第四,开发出安全性较高的的事业单位档案管理系统,进一步做到局域网、互联网的有效连接,实现档案信息的存储、整理、使用一体化,不断满足档案管理信息化的实际需求。第五,围绕档案信息的网络共享,加强档案信息化的安全保障工作,建立必要的安全保障系统,保证事业单位档案数据资料的安全可靠。 
  (四)提高档案资源利用率 
  提高档案利用率,首先将档案进行分类整理,按规范修编档案目录,实行计算机与手工相结合的检索方式,便于档案资料的查阅和使用。其次,加强档案编研,在对档案资源进行开发利用的同时,立足于阅览服务的基础上,对档案信息进行二次加工。最后,狠抓档案服务,开发档案利用实效。围绕“抓服务,促实效”,为来访对象免费提供现场查、来函代查等服务,通过开展多种形式的档案利用服务,提高档案服务、利用效率。 
  (五)加大力度培训档案管理人员的职业技能 
  首先,要通过开展各类专业培训、深造和学习共享等活动,提高档案管理人员的专业素质,提升信息管理能力和服务本文由论文联盟http://www.LWlm.COM收集整理意识。其次,要在可能的情况下,引进一批档案管理的专门人才,为档案管理信息化工作提供智力支持。 
  三、结语 
  综上所述,随着信息技术的飞速发展,人类文明已经进入到信息时代,事业单位在发展的过程中,必须加强信息化建设水平。事业单位档案管理信息化建设工作的开展,必须从自身的发展实际出发,有针对性的引进先进的信息技术和设备,并应用规范性的操作,提升档案管理工作效率,为自身的长期发展奠定良好的基础。 

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