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外国档案鉴定理论的历史发展及其规律

来源:  作者:未知 [字体: ]
【原文出处】中国档案
【原刊地名】京
【原刊期号】200309
【原刊页号】28~30,35
【分 类 号】G7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】外国档案鉴定理论的历史发展及其规律
【 作 者】黄霄羽
【作者简介】黄霄羽 中国人民大学档案学院 100872
【摘 要 题】档案鉴定
【 正 文】
  近代法国档案工作改革揭开了正规档案鉴定的序幕。进入20世纪,各国面对文件数量急剧增长的现实,开始从理论上积极探求档案鉴定的原则与标准。首开先河的是德国提出的“年龄鉴定论”,核心思想就是尊重高龄案卷。这一思想成为外国档案鉴定理论萌发的标志。从此之后,外国档案鉴定理论进入了一个蓬勃发展的时期,各种理论观点不断涌现、推陈出新。各国由于历史和文化背景存在差异,对档案价值形态的认识和把握不尽一致,从而使各国提出的鉴定原则与标准表现出鲜明的本国特色。然而,档案鉴定理论是对档案价值规律和档案鉴定原则、标准的理论总结和科学提炼,对鉴定实践具有普遍的指导意义。因此透过各国纷繁复杂的鉴定理论观点,进行深入分析和挖掘,可以看出档案鉴定理论的发展具有一些共同的特点和规律。
    一、档案鉴定理论的历史发展
  20世纪初至今,外国档案鉴定理论中影响较大的主要有“年龄鉴定论”、“行政官员决定论”、“职能鉴定论”、“双重价值论”、“利用决定论”和“宏观鉴定论”。
    (一)20世纪初的“年龄鉴定论”
  这种鉴定观是德国档案学者迈斯奈尔1901年提出的。他在担任德国国家机密档案馆馆长期间,以多年实践经验为基础,总结出了一套档案鉴定的理论体系——包括六条一般原则和七条具体标准。他指出鉴定遵循的一般原则包括:第一,事关档案存毁的决定必须当机立断;第二,必须避免极端行为,既不要过于谨慎保存,也不要过于随便抛弃;第三,不要以抽象概念作为价值标准;第四,高龄案卷应当受到尊重,16世纪以前的案卷不得销毁;第五,为暂时目的使用的案卷在目的达到后应当销毁;第六,一个永久性机构成立经过的案卷应当保存。他提出的鉴定标准可以概括为两个方面,一是档案内容;二是档案来源。
  迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先,他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名思想并没定了具体的禁毁年限,这是一种“颠覆传统”的鉴定思想,改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法,带动各国相继制定禁毁年限,使历史档案得以妥善存留。其次,他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准,构建了一个鉴定理论体系,改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法,在理论和实践上均是一次重大突破。再次,他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一,强调不能把档案视为零散材料孤立地进行价值评判,而应以档案固有的行政关系为背景进行鉴定,全面考虑形成机关在政府结构中的地位,以及机关职能与上下级单位职能的关系。他的观点是对来源原则在鉴定领域适用性的首次肯定。
    (二)20年代的“行政官员决定论”
  这种鉴定观是英国档案学者詹金逊(Hilary Jenkinson)提出的。他在1922年出版的代表作《档案管理手册》中系统地阐述了自己的鉴定思想——档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁,鉴定应由行政官员自行决定。一方面,他认为文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础,因为文件是行政管理无意识的副产品,是行政活动和事务处理的原始证据,不能允许后来的加工整理者进行人为于预,否则文件的原始证据性就会遭到损害。另一方面,他认为档案人员参与文件鉴定至少会带来两种负面后果:一是档案人员在鉴定中的个人判断会玷污档案作为原始证据的神圣性;二是档案人员的干预也会妨碍档案保存目的的实现,不利于满足历史学家或其他研究者对档案的利用需求。
  行政官员决定论有其正确与合理的一面。因为档案文件不是档案人员形成的,也不为档案人员所用,其价值判定及存毁自然不能由档案人员单独决定,而应主要由文件的形成者和利用者决定。但是它将档案人员排除在鉴定工作之外,存在明显的局限性。这是因为,第一,行政官员由于缺乏客观的历史文化意识,若由其单独自行决定档案的存毁,往往不利于维护档案的原始证据性。行政官员难免会出于个人目的而刻意剔除、销毁甚至编造于己不利或有利的文件。第二,排斥档案人员参与鉴定也不利于保证档案的总体质量,因为行政官员不易准确把握销毁的“度”,既容易销毁过多,也容易销毁过少。第三,排斥档案人员参与鉴定也不利于档案价值的充分发现与实现,因为行政官员站在机关的立场,难以从社会总体需求的角度去全面判断档案的历史文化价值。因此,行政官员决定论是一种古典鉴定观,现在看来已经过时。
    (三)20世纪20~30年代的“职能鉴定论”
  这种鉴定观是波兰档案学者卡林斯基提出的。他认为应按照文件形成机关在政府机构体系中的地位和职能的重要性,来确定档案文件的价值及保管期限。换句话说,档案文件的价值大小和保管期限的长短与其形成机关的地位高低和职能重要性总体上成正比。据此,他把档案文件分为两大类:一类是最高行政机关的文件,一般应永久保存;另一类是低级机关的文件,只需保存一定时期后就可以销毁。此外,他还提出了鉴定单份文件的标准,包括一般标准、法律标准、行政标准、历史标准、地理标准、替代标准和典型性标准等等。
  职能鉴定论的进步意义在于发展了迈斯奈尔的来源鉴定思想,因为它不仅强调档案价值的鉴定与形成机关的地位和职能直接相关,而且找到了二者之间的对应关系,即形成机关地位越高、职能越重要,档案文件的价值相应就越大。后来经过实践检验,这一结论虽有一定的科学性和普遍性,但其局限性与片面性也很明显。因为不具体分析文件的内在价值,而仅从其形成机关的外在角度去鉴定难免有肤浅、粗放之嫌;而仅凭机关的地位级别来决定其档案文件的存毁和划定档案文件的保管期限则更有片面和武断之嫌。事实上,高级别机关的文件未必都有保存价值,低级别机关的文件也未必就没有保存价值。档案文件的价值特别是历史文化价值决不能仅仅由其形成机关的级别地位来决定,而应对其进行全面深入的具体分析。
    (四)20世纪50年代的“双重价值论”
  这种鉴定观是美国档案学者谢伦伯格(Theodore Schellenberg)提出的。他在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论——公共文件具有两种不同的价值,一是对原形成机关的第一价值;二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说,第一价值分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值;第二价值包括证据阶值和情报价值。其中,形成机关的行政官员对鉴定第一价值负主要责任;而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。
  与行政官员决定论和职能鉴定论相比,双重价值论具有明显的进步与深刻之处。首先,谢伦伯格不是反对、而是大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作,这不仅避免了鉴定的片面性,有利于全面发现档案的历史价值,而且深刻地反映了历史档案与现行文件的密切联系,为文件、档案的一体化管理提供了有力的保证。这正是谢伦伯格的现代鉴定观取代詹金逊的古典鉴定观的根本原因。其次,谢伦伯格不再把鉴定标准的重心单一放在形成机关的地位和职能等外在特征上,而主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值,其贡献一是确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系,真正揭示了价值的实质;二是把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态,使认识更加深入。后来欧美档案学者正是依据文件双重价值形态的转化提出了文件生命周期理论。谢伦伯格也由于在档案鉴定理论上的重要贡献而被誉为“美国档案鉴定理论之父”。
    (五)20世纪60~70年代的“利用决定论”
  这种鉴定观的代表人物有美国档案学者菲斯本(Mayor FishbEin)、布里奇弗德(Maynard Brichford)和芬奇(Elsie Freeman Finch)等。他们的核心观点是将学者、特别是历史学家的利用需求视为鉴定档案的最重要标准,鼓吹第二价值决定档案的根本性质。他们有的主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”;有的提出 “鉴定既要考虑文献资源的长远利用,又要考虑学者的潜在需求”;有的更进一步指出“了解用户为什么和怎样接近档案将提供鉴定文件的新标准”。总之,这种鉴定观一切从利用者的角度出发,突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。
  尽管利用决定论希望通过关注利用者的需求来增强社会公众的档案意识,具有一定的积极意义与合理性。但其局限性是不容否认的,而且很可能带来严重后果。因为一方面,利用决定论会使鉴定过程带有很大的随意性、片段性和非协调性。档案人员如果与学术市场联系过于紧密,容易导致馆藏档案只限于满足狭隘的学术研究需要,无法广泛地反映人类社会生活的方方面面;另一方面,利用决定论实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系,完全忽视了形成者延续机构记忆的需要。它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身,从而削弱了文件来源的重要地位,损害了文件在社会记忆中的真正价值。正因如此,利用决定论后来遭到了美国档案界的批评和否定。
    (六)20世纪80~90年代的“宏观鉴定论”
  宏观鉴定论是一个统称,主要包括“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定战略”。
  1.“社会分析与职能鉴定论”。这种鉴定观是德国档案学者布姆斯(Hans Booms)提出的。他早在60年代末、70年代初指出档案价值应当是社会自身价值的反映,既不取决于詹金逊所说的行政官员,也不取决于谢伦伯格所说的历史学家,而是取决于人民大众。他起初把社会公共舆论视为鉴定标准,但后来认识到这太过抽象而且不切实际,就将鉴定理论改进为“社会分析与职能鉴定论”。90年代初,这一理论基本成熟,核心观点是主张档案应体现文件产生时期的社会价值,但这种社会价值并非直接通过研究社会公共舆论来确定,而是间接通过了解重要文件形成者的职能来判断。这样一来,档案人员在鉴定时需要对文件形成者、特别是其职能进行全面分析。只有这样,才能用明确的文件形成者职能来体现复杂的社会价值,也才能使鉴定标准相对简单明确且具有可操作性。总之,社会分析与职能鉴定论的核心思想就是——以文件形成者职能来体现社会价值。
  2.“文献战略”。这种鉴定观是美国档案学者塞穆尔斯(Helen Samuels)提出的。80年代中期,她针对传统鉴定方法的不足,要求改变鉴定过多关注文件形成机关的组织结构和文件的外在形式的做法,转而围绕某一正在进行的主题、业务活动或地域制定鉴定方案,特点就是要求以文件的主题作为主要鉴定标准。这就是“文献战略”。但北美档案界对文献战略存在争议,不少学者认为它的不足在于缺少确定主题的适当方法,适用范围较窄。后来塞穆尔斯也认识到这些不足,到90年代初,她将“机构职能分析”的观点引入了文献战略,使这一鉴定理论相对完善。调整后的文献战略认为,鉴定的起点不再是检验具体文件,而是分析文件产生的背景,特别是现代社会中面对机关频繁变动的现实。只有将鉴定的着眼点从形成机关的组织结构转向机关的职能,才能准确地判断档案文件的价值。总之,“文献战略”的核心思想也是——依据文件形成机关的职能来判断档案的价值。
  3.“宏观鉴定战略”。这种鉴定观是加拿大档案学者特里·库克(Terry Cook)提出的。他同样认为传统的鉴定理论需要革新,主张档案人员在鉴定前需要了解整个社会的运行方式和文件的形成过程,通过鉴定来准确反映社会发展趋势与文件形成者及其职能的有机联系。为此他于80年代末提出了“宏观鉴定战略”。这一鉴定理论不再局限于传统理论中的价值标准,提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素,从而使鉴定的重点由根据研究目的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性。这一思想到1991年在加拿大国家档案馆得到实施,表现形式就是“新宏观鉴定接收战略”。战略的基本思想是,档案应体现文件形成的相互联系,档案价值取决于社会结构,通过社会职能得以体现。为此,加拿大国家档案馆的鉴定方法是以文件有机联系为基础、以文件来源为中心,要求分析和鉴定文件形成机关的职能、计划、活动和业务的重要性。这样一来,鉴定的着眼点不再是单份文件的内容或价值,而是生成文件的政府职能、任务或活动。这种鉴定观显然更加宏观,它超越了传统理论对文件内容的关注,转变为对文件通过其形成机关职能、计划、业务、活动等所表现出来的“宏观联系”的关注。总之,“宏观鉴定战略”的核心思想同样是——依据文件形成机关的职能对档案文件进行宏观鉴定。
  4.宏观鉴定论的共同点。上述三种鉴定理论之所以统称为“宏观鉴定论”,是因为它们具有两个明显的共同点。
  首先,它们都把档案鉴定提升到更广阔的社会背景之下,都认为档案价值与社会发展密切相关。它们都不再局限于将档案价值单纯理解为文件客体对利用者主体需求的满足,而是将档案价值与社会的运行方式、发展动态紧密相联,视档案价值为社会自身价值的反映。因此它们都属于一种广泛的社会鉴定观。
  其次,它们都超越了传统鉴定理论中的价值标准,转而强调职能鉴定标准。它们规定的鉴定着眼点都不再是具体文件,也不再是文件的内容,而都是文件形成者的职能、任务或活动。它们都认为文件形成者的职能就是社会宏观职能的最佳体现。因此它们都属于一种宏观的职能鉴定观。
  这两个共同点是上述三种鉴定理论的深刻与独到之处,也反映了现代社会生活联系日益紧密且呈一体化的宏观趋势。但不足之处在于这种宏观鉴定在现实操作层难以具体化,要将其具体化为可操作的鉴定标准难度极大,容易造成浮泛、粗放的鉴定结果。
    二、档案鉴定理论的发展规律
  尽管各国档案鉴定理论的论述角度与具体内容不尽相同,但它们还是存在一定的共性,即通常需要涵盖两方面的基本内容——对档案价值的认识和对鉴定标准的规定。前者是档案鉴定的理论依据,后者是档案鉴定的操作指导,二者相辅相成,缺一不可。通过深入分析20世纪外国档案鉴定理论对档案价值和鉴定标准的认识发展,笔者认为具有以下两点规律性特征。
    (一)对档案价值的认识具有从片面到全面、从狭隘到科学的特征
  对档案价值的认识和揭示是各国档案鉴定理论的基本内容之一。20世纪外国档案鉴定理论的发展表明,各国学者在不同时期提出的鉴定观都包含了对档案价值的认识和揭示,而且他们对档案价值的认识经历了一个不断深化和提高的螺旋式上升过程。
  “行政官员决定论”把档案价值界定为文件对形成机关行政官员的作用,也就是谢伦伯格所说的“第一价值”。“职能鉴定论”也把档案价值理解为形成机关地位高低和职能大小的对应表现,强调的同样只是文件的第一价值。这说明,詹金逊和卡林斯基对档案价值的认识和揭示是较为片面的,这也正是他们鉴定观的重要局限。“双重价值论”对文件价值的认识开始从片面走向全面,不仅包含了第一价值,还兼顾了第二价值。这种全面、准确的鉴定观使谢伦伯格超越了前人。而“利用决定论”对价值的认识跳到了另一个极端,暴露出过于强调第二价值而忽视第一价值的局限,也是一种片面的鉴定观。“宏观鉴定论”从较为宏观的视角将档案价值提升为社会价值,实际上不仅包括第一价值,而且包含第二价值。可以说,宏观鉴定论继承了双重价值论的精华,并且推动鉴定理论具有了一个更广泛的研究视野。
  上述鉴定观的发展进程显示出国外学者对价值的认识具有从片面走向全面,从狭隘走向科学的规律性特征。这不仅符合人们的认识规律,也是由文件和档案运动规律决定的。因为文件从作为形成机关行政管理和业务运转的管理工具到转变为人类社会实践活动的历史记录——档案,导致变化的根本因素还是文件内在价值形态的转化。随着学者们对文件和档案运动过程和规律认识的深化,他们对档案价值的揭示必然会更加全面和科学。
    (二)对鉴定标准的规定具有从微观到宏观、从具体到相对抽象的特征
  鉴定标准是实施鉴定的具体手段,具有可操作性的特点。对鉴定标准的规定也是各国档案鉴定理论的基本内容之一。20世纪外国档案鉴定理论的发展表明,各国学者对鉴定标准的规定虽不完全一致,但总体遵循了从微观到宏观、从具体到相对抽象的发展规律。
  在对鉴定标准的规定上,“年龄鉴定论”提出的是档案的形成时间,“行政官员决定论”提出的是档案的来源,“职能鉴定论”提出的是档案的来源和职能,“双重价值论”提出的是档案的内容属性,“利用决定论”提出的是用户的需求。可见,这些鉴定标准都是比较具体、微观的。相比之下,“宏观鉴定论”使鉴定标准发生了较大的转折,它们不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准,而是改用更加宏观、且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。确切地说,它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容,上升为文件形成者的宏观职能,从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。鉴定人员无需陷于审阅文件具体内容的繁杂工作之中,也不再为主观顶测未来利用需求备感惶恐和苦恼,相反在鉴定时只需依据文件形成的社会机制和文件生成的有机联系,系统地分析文件形成者的职能在社会中的独特性。
  上述鉴定观对鉴定标准规定的变化显示出了从微观走向宏观、从具体走向相对抽象的规律性特征,这是适应信息时代、特别是电子时代发展需要的。信息时代的来临,文件数量的大幅增长使档案鉴定的迫切性更加突出、工作量也大大增加。电子文件的大量涌现对传统的档案鉴定理论与方法更是带来了前所未有的冲击和挑战。与以前的鉴定理论相比,宏观鉴定论具有更加宏观和超前的特点。一方面,它们把鉴定的对象从文件自身转向文件形成者,使鉴定方式和方法从具体变为宏观、由复杂变为简捷。鉴定人员不再受文件数量庞大、内容繁杂等特点的困扰,在鉴定时只需以宏观的眼光审视文件形成者及其职能的社会分工。另一方面,它们把鉴定的执行时间从文件形成之后转向形成之时甚至形成之前,使鉴定方式和方法从滞后变为超前、由固定变为灵活机动。鉴定人员既能摆脱对文件实体的依赖,无需等到文件形成之后才进行鉴定;又能打破时空限制,根据需要随时随地进行鉴定。可见,宏观鉴定论的优势在于更好地适应了电子文件的特点,使鉴定不再依赖于文件实体、不再局限于内容标准、并且实现了鉴定时间的前移,从而更有利于满足信息可流动而且易变动的电子文件的鉴定需求。
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