浅论综合档案现代化管理战略体系
摘 要:本文对综合档案室的体制创新战略、机制创新战略、制度创新战略、管理创新战略和人才战略作了阐述。
关键词:综合档案室现代化发展战略体系
1 体制创新战略——走团队化之路
档案管理体制可以划分为两大方面,即外部管理体制和内部管理体制。前者包括专业主管机关和档案事业管理机关对组织档案工作的领导与指导关系;后者包括组织内部档案工作的领导与隶属关系及档案的管理形式。这里想要着重谈的是后者。
长久以来,我国基层科研单位大多采用一种分散的档案管理体制。譬如,文书档案归综合办公室管、科研档案归科研处管、财务档案归财务处管、人事档案归人事处管,等等。这种体制的好处是分工明确、归口清晰,资料容易收集。但弊端也十分明显:同一单位的档案人员存在各自为战,各人自扫门前雪的心理。此外,分散的档案管理体制会造成本单位内部各门类档案的质量出现良莠不齐,不利于从整体上提升整个单位的档案工作。集中化的档案管理体制是必由之路。随着本单位全体档案人员业务能力及综合素质的不断提升,专业化的呼声日益高涨。走团队化之路,就是让有志于从事档案事业的同志走到一起形成合力,共同应对挑战,同步发展。
2 机制创新战略——走以人为本、主动灵活之路
机制创新,即指组织为优化各组成部分之间、各生产经营要素之间的组合,提高效率,增强整个组织的竞争能力而在各种运营机制方面进行的创新活动。组织机制包括利益机制、激励机制、竞争机制、发展机制、约束机制、培训机制等,机制创新应包括以上方面机制的创新。这里需要强调的是培训机制。许多基层单位的培训机制是被动的。往往上级主管机关发文要求必须参加的业务培训,单位领导才批示派员参加。其实,成熟的培训机制应该是主动的。基层单位档案分管领导应鼓励档案人员多参加一些档案事业前沿性领域的培训。强调高端性,不要总是在面上工作上打转转。机制创新战略不是为了实现某个目标,而是促进可持续化发展。档案工作不是一朝一夕的事情,而是细水长流的工作。假如有的单位科技档案做得比较好,基建档案做得不好,那么我们就要从机制上促使基建档案人员跟上前进的步伐。对做得好的科技档案人员在必要的鼓励后要提出更高的要求。总之,机制上要因人而异、灵活多样。
3 制度创新战略——走实用化之路
制度为什么要不断创新?就是因为组织的目标和工作重心在不断调整。没有永久不变的制度,只要是符合本单位实际情况的,可以进一步提高效率的就是好制度。制度创新的成果要经得起实践的考验。在档案馆看来有效可行的制度,未必在基层单位档案室能顺利推广和应用。档案人员一定要深入学习和研究本单位的当前发展战略和中长期发展规划。制度创新着眼点在于组织内部。机制与制度是密切相关的。机制是由制度内化而来的,档案管理制度是否符合本单位运行规律,这是档案管理机制创新能否实现的关键。
4 管理创新战略——走复合化管理模式之路
新世纪的新技术革命,正在推进组织管理现代化和办公自动化。档案形成的规范性和档案利用的广泛性,将使档案和档案工作走出档案室,走向组织管理的每个角落,使档案事业成为组织内全体干部职工的共同事业。搞档案工作信息化也好,搞档案数字化也好,千万不能忽视传统档案管理模式。传统档案管理模式围绕纸质档案展开,发展至今已比较成熟。与电子档案相比,目前绝大多数档案利用者更愿意借阅纸质档案。因此,传统档案管理模式依然具有顽强的生命力。传统的东西并不意味着落后。我们主张在传统的基础上进行改进。怎么改进?就是引进现代化的技术和管理手段。数字档案和纸质档案同步推进,采用复合化管理模式。复合化档案管理模式是档案载体多元化,两种不同载体的档案如何有机结合保存的模式。英文翻译作Hybrid Archives(即高度组合的意思) 复合化档案管理模式是实现传统档案与数字化档案管理的优势瓦补、互助互动、共存共荣,有利于档案管理发展的良好模式。
5 人才战略—— 走专业化之路
以上这些战略都要依靠人才来推进和落实。没有人才战略,实施其他战略都是空话 ,譬如,体制创新战略我们提倡走团队化道路。但有不少单位在成立了独立的综合档案室后,运行效果并不理想 有的同志认为改革后,待遇没有以前好了而工作不主动积极;档案人员忙闲不一、互相协助。有些单位被眼前的同难吓倒又退回了搞分散化论文联盟www.LWlm.coM模式的老路上。其实,改革的成功与否,关键在人,一个单位里的档案人员人人鄙把档案工作理解成“整理”及“装订”的话,那是形成不了一个真正的团队的。一个优秀的档案室主任楚走集中化之路的关键。他要有业务能力、协调能力,永恒的事业心、责任心。他要对档案工作的发展趋势有较深的洞察力。他要身先士卒地带头干,而不是具体业务甩给别人,自己只抓宏观画。未来的档案管理模式必然是复合化管理模式。作为档案事主任不但要掌握传统档案管理的各项知识和技能,还要掌握一定的数字化理念和实践技能。
要打造一个专业化的精英团队。人员要精干,要有创造力。积极引进并留住既懂管理又懂技术的复合型梢案人才。一般一个单位最重要的两类档案——文书档案和科研档案的成员应先进入团队、 其他档案人员可视需要而定,不必强求 成立独立的综合档案室的真正目的是让致力于档案事业的同志走专业化之